Potrzebujesz wyników badań, historii leczenia lub dokumentów na wizytę u specjalisty? W Miejskim Szpitalu Zespolonym w Olsztynie możesz wystąpić o udostępnienie dokumentacji medycznej. Wyjaśniamy, gdzie złożyć wniosek, jak wypełnić szpitalny formularz i kiedy dokumenty otrzymasz bezpłatnie.

Kto może otrzymać dokumentację medyczną?
Dokumentację może otrzymać pacjent, jego przedstawiciel ustawowy, na przykład rodzic małoletniego dziecka, albo osoba upoważniona przez pacjenta. Jeśli dokumenty ma odebrać ktoś inny, należy zadbać o odpowiednie upoważnienie. Szpitalny formularz zawiera miejsce na wskazanie osoby upoważnionej do odbioru. Osobne zasady dotyczą dostępu do dokumentacji po śmierci pacjenta – formularz przewiduje również możliwość złożenia wniosku przez osobę bliską.

Gdzie złożyć wniosek w Miejskim Szpitalu w Olsztynie?
Wniosek można złożyć w Kancelarii Ogólnej, Sekretariacie Dyrekcji lub we właściwym oddziale szpitala. Formularz jest dostępny w kancelarii i sekretariacie oraz na stronie internetowej placówki, w zakładce: „Strefa pacjenta”, następnie „Udostępnianie dokumentacji medycznej”. Najlepiej wydrukować formularz, uzupełnić własnoręcznym podpisem i odesłać na adres e-mail: albo dostarczyć dokument osobiście. W razie braku takiej możliwości możesz zgłosić prośbę o ustnie – pracownik szpitala sporządzi wtedy notatkę zawierającą potrzebne informacje.

Jak wypełnić wniosek o dokumentację medyczną?
Szpitalny formularz pozwala określić, jakich dokumentów potrzebujesz i jak chcesz je otrzymać. Warto uzupełniać go kolejno, zaczynając od danych pacjenta, a kończąc na sposobie odbioru i podpisie.

1. Wpisz miejscowość i datę. Miejsce na te informacje znajduje się w prawym górnym rogu pierwszej strony.
2. Zaznacz, kto składa wniosek. Wybierz odpowiednią opcję: pacjent, przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez pacjenta. Opcja „osoba bliska” dotyczy wyłącznie wniosku składanego po śmierci pacjenta.
3. Uzupełnij dane pacjenta. Wpisz imię i nazwisko, PESEL oraz numer telefonu kontaktowego. Jeśli wniosek składa przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona, w kolejnej części podaje również swoje imię, nazwisko i telefon.
4. Wskaż potrzebne dokumenty i miejsce leczenia. W polu „Rodzaj dokumentacji” wpisz na przykład pełną dokumentację pobytu lub historię choroby, kartę informacyjną; wyniki badań, protokół operacyjny lub inne potrzebne dokumenty związane z leczeniem. Poniżej podaj nazwę oddziału, poradni albo pracowni, której dotyczy prośba.
5. Określ okres leczenia. Zaznacz „całość leczenia” lub wpisz konkretne daty w miejscu „termin od–do”.
6. Wybierz formę udostępnienia. Zaznacz, czy chcesz przejrzeć dokumentację na miejscu, czy otrzymać ją na przykład jako kopię, skan, wydruk lub na nośniku danych.
7. Wskaż sposób odbioru. Możesz wybrać odbiór osobisty, przesłanie na podany adres lub wysłanie elektronicznie na wskazany e-mail. Jeśli upoważniasz inną osobę do odbioru, wpisz w przeznaczonym do tego miejscu jej imię, nazwisko i numer dowodu osobistego. Osoba, która w twoim imieniu odbierze dokumentacje medyczną powinna mieć przy sobie wydane przez pacjenta upoważnienie.
8. Podpisz wniosek. Miejsce na podpis wnioskodawcy znajduje się na dole pierwszej strony. Na drugiej stronie osoba upoważniona do uzyskiwania dokumentacji ma również miejsce na czytelny podpis i datę pod informacją o przetwarzaniu danych.

Opis potrzebnych dokumentów może być prosty, na przykład: „Pełna dokumentacja medyczna z pobytu na oddziale, wraz z wynikami badań”. Nazwę oddziału i daty leczenia wpisz w odpowiednich polach poniżej. Część drugiej strony zatytułowana „Wydanie dokumentacji medycznej” służy odnotowaniu wydania i odbioru dokumentów. Nie wypełniaj jej z wyprzedzeniem – potwierdzenie odbioru podpiszesz przy otrzymaniu dokumentacji.

W jakiej formie można otrzymać dokumenty?
Dokumentację można otrzymać między innymi w postaci kopii lub wydruku, a także drogą elektroniczną. W przypadku badań radiologicznych szpital przewiduje również udostępnienie na informatycznym nośniku danych. Możliwy jest też wgląd do dokumentacji na miejscu, podczas którego można robić notatki lub zdjęcia. Szczegóły przekazania dokumentów warto ustalić przy składaniu wniosku.

Czy dokumentacja medyczna jest bezpłatna?
Pierwsze udostępnienie dokumentacji pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu w żądanym zakresie jest bezpłatne. Za ponowne przygotowanie tych samych dokumentów szpital może pobrać opłatę. Cennik dostępny jest na stronie internetowej Szpitala. Przed zamówieniem kolejnego kompletu warto sprawdzić obowiązujące stawki, a przy wyborze wysyłki zapytać również o jej koszt.

Jak długo trzeba czekać na dokumentację?
Miejski Szpital Zespolony w Olsztynie udostępnia dokumentację bez zbędnej zwłoki, w terminie ustalonym indywidualnie z pacjentem. Przy składaniu wniosku warto uzgodnić sposób i termin odbioru. Pytania dotyczące dokumentacji można kierować pod numer 89 532 63 00 lub 602 124 719.

Artykuł powstał we współpracy z Redakcją TKO.pl

Data publikacji: 23.10.2026